Ruang Publik

Mengawal Kinerja Disaat Pandemi

  • Oleh: Eko Yuli Prianto

TERJADINYA pandemi COVID-19 saat ini mau tidak mau membawa perubahan pada tata kerja dan kebiasaan di lingkungan kerja organisasi, khususnya pada institusi pemerintahan. Dari awal tahun 2020 semua hal seolah berjalan normal, namun mulai awal Maret ketika ditemukannya suspect pertama COVID-19 di Indonesia, banyak kebiasaan dan pola hidup yang mulai berubah secara cepat.

Salah satu keputusan besar menghadai situasi  pandemi tersebut adalah beberapa daerah mulai menetapkan Pengendalian Sosial Berskala Besar (PSBB). Selain itu terjadi penyesuaian dalam pelaksanaan tugas instansi pemerintah seperti adanya sistem Work From Home (WFH) dan penggunaan teknologi informasi yang meningkat dalam rangka mendukung pekerjaan sehari-hari.

Kemudian kaitannya dengan anggaran, dilakukan banyak penyesuaian berupa revisi serta realokasi anggaran dan kegiatan yang dialihkan untuk fokus menghadapi pandemi COVID-19 termasuk dalam rangka mendukung Program Pemulihan Ekonomi Nasional (PEN).

Dalam lingkup yang lebih mikro, hal yang sama juga terjadi pada pengelolaan kinerja pegawai dan kinerja organisasi saat ini. Penyesuaian yang merubah pola tata kerja menjadi tantangan tersendiri bagi organisasi pemerintah untuk terus menjaga kinerja aparatur dan organisasinya. Pada beberapa kondisi, kebijakan WFH menjadikan koordinasi antar pegawai atau atasan-bawahan menjadi tidak maksimal.

Hal ini disebabkan pada koordinasi yang biasanya dilakukan dengan tatap muka langsung sekarang dilaksanakan dengan video conference. Penyesuaian dan perubahan yang terjadi tersebut harus disikapi dengan proses adaptasi yang tepat oelh semua pihak.

Adaptasi merupakan cara menyesuaikan diri terhadap lingkungan. Setiap manusia dalam menghadapi sesuatu yang baru pasti mengalami proses adaptasi. Adaptasi ini dapat berlangsung cepat dan ada pula yang berlangsung dengan lambat. Bahkan ada pula yang tidak berhasil dengan adaptasi dan kalah dengan keadaan meminjam istilah “disrupsi” dari Reynald Kasali.

Selain individu, organisasi juga harus beradaptasi dengan keadaan seperti ini. Secara umum, setiap organisasi memiliki sesuatu hal yang akan dicapai dan merupakan gambaran fungsi dari organisasi tersebut. Hal tersebut dapat diterjemahkan kedalam visi misi organisasi. Untuk mencapai visi organisasi diperlukan indikator yang mencerminkan tugas dan fungsi organisasi. Karena organisasi merupakan kumpulan dari beberapa orang maka tujuan organisasi merupakan hasil dari tugas masing masing individu atau kelompok.

Sebagai tahapan pengukuran kinerja untuk mencapai tujuan organisasi, Kanwil Direktorat Jenderal Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Utara pada tahun 2020 memiliki 19 Indikator Kinerja Utama (IKU). Dari 19 indikator tersebut sampai dengan bulan November 2020 telah mencapai target.

Diantaranya adalah Indikator Kualitas Pelaksanaan Anggaran (IKPA) dari target 88 persen telah tercapai 97 persen dan indeks kepuasan pengguna layanan sebesar 4,68 (Skala 5) dari target 4,58. Hal tersebut menandakan bahwa dengan diterapkannya pola kerja di masa pandemi, tidak mengurangi semangat untuk tetap berkinerja dengan baik termasuk memberikan layanan demi kepuasan pengguna layanan yang tetap tinggi.

Lalu bagaimana cara agar strategi organisasi dapat berjalan dengan baik meskipun terjadi adaptasi karena keadaan pandemi?

Kementerian Keuangan telah menggunakan Balance Scorecard (BSC) dalam pengelolaan kinerjanya. Untuk menjalankan itu semua, pengelolaan kinerja dilaksanakan dengan Strategy Focussed Organization (SFO). Menurut Robert S Kaplan konsep SFO didasarkan pada lima prinsip yaitu Executive Leadership, Translate Strategy, Organization Aligment, Everyone Job’s, dan Continual Process.

Di lingkungan Kementerian Keuangan SFO tersebut dilaksanakan dengan beberapa langkah.

  1. Memobilisasi perubahan melalui kepemimpinan eksekutif

Dalam memimpin organisasi, seorang pemimpin harus memiliki visi dan misi yang jelas. Visi menunjukkan tujuan yang ingin dicapai organisasi pada masa yang akan datang, biasanya bersifat jangka panjang. Sedangkan misi merupakan pernyataan mengenai cara untuk mencapai tujuan tersebut.

Visi dan misi yang baik dapat memotivasi dan menjadi arah bagi pegawai dalam mencapai tujuannya. Dalam mencapai visi, misi dan menjalankan perubahan dalam organisasi sangat dibutuhkan komitmen pimpinan. Komitmen ini memotivasi dan menjadi energi bagi seluruh komponen organisasi.

  1. Menerjemahkan strategi ke dalam kerangka operasional

Strategi yang ditetapkan suatu organisasi umumnya bersifat normatif sehingga sulit untuk dimengerti oleh seluruh pegawai. Oleh karena itu, strategi perlu diterjemahkan menjadi lebih deskriptif dan dalam kerangka yang operasional. Penerjemahan ini dapat dilakukan salah satunya melalui implementasi Balanced Scorecard.

Implementasi sistem manajemen kinerja ini mensyaratkan pembangunan strategy map yang berfungsi sebagai dashboard yang menggambarkan kombinasi berbagai sasaran strategis untuk mencapai tujuan organisasi.

Pencapaian atas sasaran ini diukur dengan penetapan Indikator Kinerja Utama (IKU) atau scorecard. Ukuran atas kinerja yang ingin dicapai ditetapkan dalam suatu target IKU. Kinerja dikatakan baik atau buruk ditentukan berdasarkan pencapaian atas target IKU tersebut. Penetapan target IKU diharapkan memberikan tantangan, namun tetap realistis untuk dicapai.

Oleh karena itu, apabila terdapat IKU atau sasaran yang membutuhkan upaya keras untuk mencapainya atau tidak dapat dicapai dengan sistem yang biasa dilakukan, maka organisasi dapat menetapkan berbagai inisiatif strategis berupa kegiatan- kegiatan baru dan tidak bersifat rutin. Pencapaian kinerja ini harus dilaporan secara akuntabel yang dilakukan secara periodik.

  1. Menyelaraskan organisasi dengan strategi

Kinerja organisasi bukan hanya sekedar hasil penjumlahan seluruh kinerja pegawai. Untuk mencapai kinerja yang lebih baik, maka dibutuhkan sinergi antar seluruh komponen organisasi. Suatu organisasi terdiri atas berbagai sektor, seperti perusahaan, unit bisnis, unit pendukung.

Sedangkan suatu kementerian biasanya terdiri atas level Kementerian, Unit Eselon I baik unit teknis maupun unit pendukung, Unit Eselon II, Unit Eselon III, Unit Eselon IV, dan pelaksana. Unit-unit ini seringkali memiliki tujuan, dasar pengetahuan dan budaya kerja masing-masing.

  1. Memotivasi untuk membuat strategi menjadi tugas setiap pegawai

Memotivasi merupakan tugas dari setiap atasan. Melalui hal ini akan memunculkan awareness pegawai terhadap strategi, sehingga tujuan individu dan organisasi akan selaras. Selain itu, adanya pemberian penghargaan kepada pegawai melalui berbagai sarana seperti program best employee, kesempatan untuk mengikuti tugas belajar, akan memacu pegawai untuk memberikan yang terbaik untuk organisasi

  1. Mengatur untuk membuat strategi menjadi proses yang berkelanjutan

Organisasi yang berfokus pada strategi harus diwujudkan dalam pengelolaan organisasi. Hal ini dapat ditunjukkan dengan melakukan proses pelaporan kinerja secara teratur. Pelaksanaan perencanaan, penganggaran, pembangunan SDM dan IT serta proses manajemen lainnya juga harus diselaraskan dengan strategi.

Langkah awal yang perlu dilakukan untuk menjaga kinerja tetap baik ditengah pandemi COVID-19 adalah penerapan SFO harus dilaksanakan dengan optimal dari sisi kepemimpinan, mengingat peran pemimpin (leader) suatu organisasi dalam mencapai tujuan sangat berpengaruh.

Kebijakan dan kemampuan manajerial terutama dalam menyelaraskan indikator kinerja organisasi dan indikator kinerja individu/pegawai, serta penerapan adaptasi dengan melakukan penyesuaian tata kerja yang efektif termasuk pengembangan Teknologi Informasi akan memujudkan tujuan organisasi tetap tercapai walaupun terdapat hambatan-hambatan. Disamping itu penerapan protokol kesehatan dalam keseharian tetap dijaga dalam setiap pelaksanaan tugas

Menghadapi kondisi saat ini pun, beberapa indikator kinerja menengalami penyesuaian seperti adanya relaksasi terhadap pelayanan revisi anggaran dalam program Pemulihan Ekonomi Nasional (PEN) dan penanganan COVID-19 secara nasional termasuk di Kalimantan Utara. Selain itu kualitas layanan on-line sekaligus tetap ditingkatkan untuk menjaga tingkat kepuasan pengguna layanan.

Dengan relaksasi diharapkan langkah yang dilaksanakan oleh Satuan Kerja dapat maksimal dan tepat tujuan. Kemudian secara bulanan pimpinan tetap memonitor perkembangan kinerja dan memberikan arahan yang perlu dilaksanakan melalui sarana on-line melalui dialog kinerja. Hal tersebut dilaksanakan untuk menjaga kinerja dan menjaga kesehatan seluruh jajaran. (*)

*) Penulis adalah Kasubbag Penilaian Kinerja, Bagian Umum Kanwil DJPb Prov. Kalimantan Utara

 

Mari Bersama Cegah Penyebaran Covid-19:

  • Jaga kebersihan badan dan lingkungan
  • Sering cuci tangan dengan sabun
  • Tetap di rumah jika tak ada keperluan mendesak
  • Gunakan masker apabila terpaksa keluar rumah
  • Jaga jarak dan hindari kerumunan
  • Patuhi imbauan pemerintah